Esta página explica qué información puede recoger y tratar PGN Access
de ciudadanos y funcionarios de la Procuraduría General de la Nación (Colombia),
para qué se usa, cuándo puede compartirse, cuánto tiempo puede conservarse y cómo
solicitar la eliminación de la cuenta. Sirve de referencia pública y para el
cumplimiento de Google Play.
This page explains what information PGN Access may collect
and process for citizens and staff of the Procuraduría General de la Nación (Colombia),
why it is used, when it may be shared, how long it may be retained, and how users can
request account deletion. It is intended for public reference and Google Play compliance.
Ciudadano: crear cuenta, verificar la identidad cuando se exige, agendar y gestionar citas, ver el QR de ingreso y recibir notificaciones
Funcionario: ingresar con las credenciales institucionales, ver el carnet digital y su QR, y usar las herramientas activas para su rol
Administración: el personal autorizado usa el panel web para gestionar citas, personal y solicitudes de soporte
Qué datos pueden recogerse
Categorías de información
Datos de la cuenta: nombre, correo, teléfono y contraseña
Número de documento (por ejemplo la cédula) y el resultado de la verificación de identidad, cuando se exige
Datos de la cita: dependencia, fecha, hora, motivo, acompañantes y asistencia
Datos del carnet, incluida la foto cuando se carga
Datos del dispositivo y de notificaciones, como el token de Firebase Cloud Messaging
Tickets de soporte, auditoría y registros de seguridad necesarios para operar el servicio
Para qué se usan
Finalidades
Crear y administrar cuentas de ciudadanos y de funcionarios
Agendar, confirmar, actualizar, cancelar y hacer seguimiento de las citas
Emitir y mostrar el carnet digital y los códigos QR relacionados
Enviar avisos del servicio (citas, verificación y actividad de la cuenta)
Ofrecer tickets de soporte TI cuando ese módulo esté activo
Proteger la plataforma frente a abuso, fraude o acceso no autorizado
Cumplir requisitos institucionales, operativos y legales
Seguridad
Cómo protegemos los datos
PGN Access transmite los datos por HTTPS y usa controles de acceso, permisos por
rol, auditoría y medidas operativas. El alojamiento y los servicios conectados
(por ejemplo el correo y las notificaciones push) están configurados para este
despliegue institucional.
Importante: este resumen público debe coincidir con el sistema
en producción y con las respuestas del formulario de seguridad de datos de Google Play.
Cesión y revelación
Los datos solo pueden compartirse cuando haga falta para prestar el servicio,
apoyar a la entidad que opera este despliegue, enviar notificaciones, completar la
verificación de identidad, cumplir la ley o proteger la seguridad e integridad del sistema.
Ejemplos de cesión limitada
Personal autorizado de la Procuraduría que atiende citas y la operación
Proveedores de infraestructura, correo, notificaciones o verificación de identidad usados en este despliegue
Autoridades o auditores cuando la ley exige la revelación
Lo que esta página no promete
Los datos personales no se venden
No se prevé una revelación más amplia que la operativa, legal o de seguridad
Los proveedores concretos pueden cambiar si cambia el despliegue
Conservación
Los datos se conservan según las reglas institucionales. El historial de citas,
la auditoría, la seguridad y el cumplimiento pueden guardarse por plazos distintos
a los de los datos básicos del perfil.
Eliminación de la cuenta: si se aprueba la solicitud, los datos
que identifican directamente la cuenta pueden eliminarse o anonimizarse. Algunos
registros pueden conservarse según la política. Vea
Eliminar cuenta.
Opciones del usuario
Puede actualizar cierta información de la cuenta dentro de la aplicación
Puede gestionar notificaciones y datos del perfil desde la aplicación
Puede solicitar la eliminación de la cuenta en la sección de privacidad
El funcionario usa credenciales institucionales y solo los módulos activos para su rol
Contacto
Para preguntas de privacidad, ayuda con la cuenta o solicitudes relacionadas con
este despliegue, escriba a
Soporte
o use los datos de contacto de la ficha de PGN Access en Google Play.
What the app does
Main functions
Citizen mode: create an account, verify identity when required, book and manage appointments, view QR check-in codes, and receive notifications
Staff mode: sign in with institutional credentials, view the digital staff ID (carnet) and staff QR, and use enabled staff tools
Administration: institutional staff use the web panel to manage appointments, personnel, and support requests
What data may be collected
Information categories
Account information such as name, email address, phone number, and password
Document / identity numbers (e.g. cédula) and identity-verification results when required
Appointment data such as office, date, time, reason, companions, and attendance status
Staff badge / carnet data, including photo when uploaded
Device and notification data such as push tokens (Firebase Cloud Messaging)
Support tickets, audit logs, and security records needed to operate the service safely
Why data is used
Primary purposes
Create and manage citizen and staff accounts
Book, confirm, update, cancel, and track appointments
Issue and display the digital staff ID (carnet) and related QR codes
Send service notifications (appointments, verification, account activity)
Provide IT helpdesk chat / tickets when that module is enabled
Protect the platform against abuse, fraud, or unauthorized access
Meet institutional, operational, and legal compliance requirements
Security
How we protect data
PGN Access transmits data over HTTPS and uses access controls, role-based
permissions, audit logging, and operational safeguards. Hosting and connected
services (for example email delivery and push notifications) are configured for
this institutional deployment.
Important: This public summary should stay aligned with the live
system and the answers declared in the Google Play Data safety form.
Sharing and disclosures
Data may be shared only as needed to provide the service, support the institution
that operates this deployment, deliver notifications, complete identity verification,
comply with law, or protect the security and integrity of the system.
Examples of limited sharing
Authorized Procuraduría staff who handle appointments and operations
Infrastructure, email, push-notification, or identity-verification providers used by this deployment
Authorities or auditors when disclosure is legally required
What this page does not promise
Personal data is not sold
No broader disclosure beyond operational, legal, or security needs is intended
Exact providers may change as the deployment evolves
Retention
Data is retained according to institutional retention rules. Appointment history,
audit, security, and compliance records may be kept for different periods than
basic profile fields.
Account deletion: When a deletion request is approved, directly
identifying account data may be deleted or anonymized, while some records may be
retained according to policy. See
delete-account.html.
User choices
Users can update certain account information inside the app
Users can manage notifications and profile details through the application
Users can request account deletion from the in-app privacy section
Staff use institutional credentials and enabled staff modules only
Contact
For privacy questions, account help, or legal requests related to this deployment,
contact support via
support.html
or the contact details shown on the Google Play listing for PGN Access.
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